Qué es, ventajas, procedimientos y herramientas

Las videoconferencias son una realidad en muchas empresas, especialmente en aquellas que concentran la mayoría de sus herramientas en un entorno en línea.

Sin embargo, en una época de pandemia mundial debido al Coronavirus (COVID-19), millones de personas comenzaron a trabajar oficina en casa. Y, con eso, pueden no estar preparados adecuadamente para hacer una videoconferencia exitosa.

Es por eso que, en este contenido, proporcionaremos una descripción general de lo que es más relevante sobre el tema.

En la comodidad de su hogar o en un lugar de trabajo remoto, verá los beneficios de esta práctica y cuáles son las herramientas más adecuadas para celebrar una reunión productiva y mantener su productividad. en la cima

¬ŅQu√© es la videoconferencia?

La videoconferencia es una tecnología de comunicación que permite a las personas ponerse en contacto entre sí desde cualquier parte del mundo a través de una transmisión de video.

Para que esta transmisión tenga lugar, se requiere una conexión a Internet estable. Debido a esto, esta práctica también se suele llamar videoconferencia en línea.

Imagine una empresa multinacional que tiene agencias, sucursales y miles de empleados repartidos por varios países.

Con el equipo adecuado y los horarios acordados, estas personas pueden verse, chatear, planificar tareas y resolver problemas a través de una videoconferencia. Todo sucede en tiempo real y sin barreras geográficas.

√öltimamente, con la pr√°ctica de la oficina en casa tan alta, los profesionales est√°n comenzando a celebrar reuniones de equipo, definir tareas y objetivos diarios, adem√°s de analizar datos y tomar decisiones por videoconferencia.

Y esta tendencia no va a dejar de crecer en el corto plazo, principalmente debido a sus ventajas.

Ventajas de la videoconferencia

Hay algunos beneficios inmediatos para que pueda comenzar la videoconferencia desde su lugar de trabajo remoto. Los principales est√°n abajo.

De cualquier parte

Mientras tenga acceso a un Internet estable (por cable o inal√°mbrico), puede hacer una videoconferencia desde cualquier parte del mundo.

Por supuesto, teniendo en cuenta que también tiene el equipo básico para esto (una computadora, computadora portátil o móvil con una cámara de video).

Esto es muy √ļtil porque, independientemente de su profesi√≥n y donde sea que est√©, es posible planificar y establecer objetivos con su equipo de trabajo. Ya sea localmente o en un viaje de negocios en otro pa√≠s con una zona horaria totalmente divergente.

Lo mismo es cierto si necesita ponerse en contacto con sus socios o clientes para analizar problemas de rendimiento comercial o validar una nueva estrategia con un equipo de inversores interesados ‚Äč‚Äčen su negocio.

Alinear procesos, objetivos y resultados

Al no requerir reuniones físicas, las videoconferencias simplifican los procesos de una empresa para alinear objetivos, metas y compartir los resultados logrados por los empleados.

Los documentos, archivos, fotos, videos y hojas de cálculo pueden estar disponibles durante las transmisiones para que todos los participantes tengan acceso a los datos presentados en la misma sesión en línea.

Como no hay l√≠mite en la cantidad de personas por sesi√≥n, todos los empleados pueden ser informados al mismo tiempo sobre nuevas pautas a seguir, informaci√≥n sobre el desempe√Īo individual o posibles cambios en la fuerza laboral.

Mayor eficiencia y productividad

Sin la necesidad de desplazamientos y la facilidad de realizar desde cualquier lugar, la videoconferencia optimiza la gestión del tiempo en el contacto entre las personas y la velocidad de la toma de decisiones.

Las transmisiones tienden a estar mucho más enfocadas, mostrando eficiencia a través de una discusión centrada en el tema elegido y aumentando la productividad al no hacer que los participantes pierdan tiempo en temas fuera de la agenda.

El resultado es la entrega de un mayor n√ļmero de tareas realizadas con m√°s asertividad, debido a una planificaci√≥n m√°s espec√≠fica. Y tambi√©n con m√°s calidad, debido a una comunicaci√≥n m√°s efectiva entre los empleados.

Reducción de costos

Sin impedimentos geogr√°ficos, las personas no necesitan gastar viajes a la empresa para participar en una video conferencia.

Teniendo en cuenta el tr√°fico ca√≥tico en ciudades medianas y grandes de , el empleado ahorra tiempo, conserva la condici√≥n de su veh√≠culo privado y ahorra en el costo del boleto de transporte p√ļblico para ir a la ubicaci√≥n f√≠sica de la reuni√≥n.

Del mismo modo, las empresas reducen los costos de dos maneras directas. El primero son los gastos de viaje, como comida y transporte (y alojamiento, en caso de participantes externos) de los invitados a las reuniones.

El segundo es que la estructura física reciba a los participantes de la videoconferencia, incluido el alquiler de la habitación, artículos de confort y equipo, además de otras facturas secundarias, pero también obsequios, como agua, electricidad y conexión a internet.

Cómo hacer una videoconferencia en línea de calidad

Hacer una videoconferencia va mucho m√°s all√° de tener el equipo b√°sico y los participantes presentes.

Y no se trata solo de ingresar al entorno de transmisión en línea, comenzar a hablar sobre cualquier tema y no dejar espacio para otras personas.

Trabajando de forma remota, desde su hogar o en cualquier otro lugar, querr√° ser productivo y tener altos ingresos para continuar entregando todas sus tareas.

Por eso, a continuación, mostramos algunos puntos cruciales para poder realizar una videoconferencia de calidad.

Anticipación y planificación

Hay toda una preparaci√≥n y organizaci√≥n para que se realice una videoconferencia. No es solo encender la computadora y comenzar a hablar con sus compa√Īeros de trabajo remotos.

Para una transmisión eficiente y de alta calidad, es necesario combinar anticipación, planificación y enfoque. En primer lugar, analice el escenario completo del lugar donde participará en la videoconferencia.

Por ejemplo, su banco de trabajo debe consistir en una mesa y sillas cómodas, así como un bloc de notas, un bolígrafo y cualquier otro material para que no se pierda en la conversación.

Su espacio de trabajo también debe tener una excelente iluminación (ambiental o eléctrica), para que sus contactos puedan verlo claramente y colaborar para una atmósfera más amigable en la transmisión.

Adem√°s, este lugar no deber√≠a verse muy afectado por los ruidos y ruidos provenientes del exterior, como animales, tr√°fico pesado y ni√Īos jugando. La captura de audio y las personas que reciben estos sonidos est√°n deterioradas.

También prepare un guión con los temas que se tratarán en la reunión en línea. Puede ser en forma de temas, de mayor a menor importancia.

Una videoconferencia generalmente comienza con una breve introducción, seguida de una discusión sobre el tema principal, los secundarios, un espacio para preguntas y respuestas y luego las definiciones y acuerdos generales entre los participantes.

Todo esto, por supuesto, teniendo en cuenta que hay foco. Lo ideal es, desde el principio, ignorar las distracciones y los temas que no forman parte de la agenda predefinida.

A menos que sea extremadamente necesario, se recomienda ir directamente a la discusión de los puntos principales y sus respectivos acuerdos para obtener la máxima eficiencia.

Equipos e Internet trabajando

No se producirá ninguna transmisión si no tiene el equipo básico en funcionamiento.

Por obvio que parezca, siempre verifique de antemano que su computadora, cámara y micrófono, además de Internet, estén conectados en los lugares correctos.

Para el equipo (computadora, notebook, teléfono inteligente o tableta), verifique los cables de la fuente de alimentación, el nivel de la batería y si todo funciona normalmente.

La cámara y el micrófono incorporado también deben estar libres de problemas, ya que los necesitará para comunicarse con los demás.

En cuanto a Internet, aseg√ļrese de que su conexi√≥n sea estable y que tenga velocidades de descarga y carga aceptables (15 Mb y 1 Mb, respectivamente, son suficientes).

La idea es que, en general, la transmisión es fluida, sin arcadas para evitar desacuerdos y consecuencias adversas, como la desconexión y la pérdida de tiempo para todos los participantes.

Organizar documentos y hojas de c√°lculo

En una videoconferencia, es com√ļn que las personas compartan informaci√≥n m√°s detallada para analizar proyecciones, tasas de crecimiento y discutir sobre los datos mostrados.

Por eso es tan importante tener documentos y hojas de c√°lculo preparados de antemano para estas situaciones.

El deseo de buscar y acceder a estos documentos durante la transmisi√≥n solo crea a√ļn m√°s demoras en el tiempo y la calidad de la conversaci√≥n. Adem√°s de reducir tambi√©n la productividad de aquellos que a√ļn necesitan lidiar con otras tareas ese d√≠a.

En una situación ideal, todos los documentos y hojas de cálculo que se utilizarán o citarán en la videoconferencia ya deberían enviarse antes de que suceda.

Más específicamente, en el grupo de contacto de los participantes o en el calendario digital que utiliza la empresa. Esto acelera y agiliza el proceso del equipo en su conjunto.

Comportamiento y postura

Una videoconferencia no es una simple reunión de amigos en línea, por muy cercanos o íntimos que sean los participantes.

Incluso puede ser m√°s relajado en algunas situaciones, pero no en un contexto de trabajo en el que el desempe√Īo de la empresa, el sector o los profesionales est√°n en foco.

Debido a esto, la forma de comportarse y la postura de comunicación de los participantes son esenciales para la calidad de las discusiones y acuerdos que se definen con el equipo.

En primer lugar, considere apagar o poner su teléfono inteligente en modo silencioso (para emergencias). Esto se debe a que revisar el teléfono celular con frecuencia en medio de una reunión puede dar la impresión de desinterés o negligencia con el tema y con los participantes.

La actitud también debería ser más profesional, independientemente del tono de la reunión. Por lo tanto, está indicado no estar acostado o sentado incorrectamente en la silla. Mantenga la columna recta, frente a la cámara de su computadora y evite movimientos innecesarios.

Vestirse en consecuencia también es importante. Algunas empresas, como las startups, tienden a ser muy flexibles en cuanto al tipo de ropa de los empleados. Otros, sin embargo, son un poco más tradicionales e incluso requieren uniformes.

Lo que puede hacer aquí es adaptarse a las pautas de su empresa sobre los tipos de ropa permitidos y usarlos en la videoconferencia. Pero no te preocupes tanto por los zapatos porque, la mayoría de las veces, solo aparecerás de cintura para arriba.

Los mejores programas de videoconferencia

Además de los requisitos básicos y el equipo para realizar una videoconferencia, también necesita herramientas con recursos para mantener la calidad de las transmisiones en línea.

A continuación, hemos enumerado algunos de los mejores y más confiables programas para que pueda realizar una videoconferencia sin tener que trabajar y de manera más segura.

Skype

El Skype Es uno de los programas más populares para hacer llamadas, ya sea por audio o video. Está disponible en cualquier plataforma, incluidos equipos de escritorio, portátiles, dispositivos móviles e incluso videojuegos.

La versión más básica de Skype es gratuita y admite hasta 20 personas en una sola llamada de video. La versión Premium Business admite hasta 250 personas conectadas simultáneamente, además de compartir documentos y editarlos en tiempo real.

Otras características de Skype son:

  • Grabaci√≥n de llamadas y traducci√≥n simult√°nea con subt√≠tulos en vivo.
  • Pantalla compartida y todo lo que se muestra en ella.
  • Historial completo con archivos, enlaces y documentos compartidos en llamadas.
  • N√ļmero de Skye para cada usuario y llamadas a n√ļmeros internacionales a tarifas variables.
  • Integraci√≥n con el asistente de voz de Cortana y el soporte oficial de Microsoft.
  • Es gratis en la versi√≥n b√°sica. Tiene paquetes para plan telef√≥nico, negocios, creadores de contenido (todos los precios a consultar).

Hangouts Meet

El Hangouts Meet es una plataforma de reunión en línea que le permite conectar a varias personas de una manera muy simple. Ya está integrado en el paquete de G Suite y, cuando se registra para su cuenta de Gmail (Google), ya tiene acceso gratuito a la aplicación.

Uno de los aspectos más destacados del programa es que es gratuito y admite hasta 150 personas en una sola sesión. La herramienta es muy intuitiva, fácil de configurar y, en pocos segundos, ya puede interactuar con otras personas mediante el chat integrado.

Otras funciones de Hangouts Meet son:

  • Compatible con computadoras de escritorio (computadoras) y dispositivos m√≥viles (computadoras port√°tiles, tabletas, tel√©fonos inteligentes y videojuegos).
  • Sirve tanto a conversaciones informales como a entornos empresariales corporativos.
  • Cree reuniones con un enlace al que puedan acceder todos los participantes.
  • Pantalla compartida, esencial para mostrar presentaciones y documentos espec√≠ficos.
  • Se puede ejecutar a trav√©s de otros programas de G Suite, como Gmail y Calendar.
  • Es gratuito porque est√° integrado en G Suite, que tiene planes b√°sicos (R $ 24.30 / mes) de negocios (R $ 45.90 / mes) y Enterprise (R $ 112 / mes)

Holgura

El Holgura es una herramienta altamente enfocada en la productividad a través del intercambio de mensajes entre equipos de sectores dentro de la misma empresa.

A menudo es utilizado por startups y corporaciones, especialmente por su facilidad de comunicación, creación de canales y uso compartido de archivos.

Slack también permite videoconferencias: los usuarios pueden llamar a cualquiera para chatear a través del programa. A partir de ahí, solo agregue otros participantes y comience a transmitir en línea.

Slack también destaca por otras características como:

  • Disponible para computadoras de escritorio (computadoras) y dispositivos m√≥viles (computadoras port√°tiles, tel√©fonos inteligentes y tabletas) y navegadores.
  • Los canales se pueden organizar por grupos, proyectos, equipos y clientes, con la libre circulaci√≥n de empleados entre cualquiera de ellos.
  • Compartir pantalla permite ver y editar documentos en tiempo real.
  • Se puede integrar con herramientas externas, como Google Drive, Dropbox, Trello y Github.
  • Tiene recursos gratuitos limitados. Los planes pagados son: Est√°ndar (US $ 4 / mes), Plus (US $ 7.50 / mes) y Enterprise Grid (es necesario consultar los valores individualmente).

Zoom

El Zoom es una plataforma totalmente enfocada en videoconferencias, siendo muy recomendable para reuniones corporativas, seminarios web, cursos en línea, presentaciones grupales a distancia e interacciones informales.

También permite compartir en pantalla en tiempo real y funciones de colaboración y edición de documentos. También es posible grabar todas las transmisiones, a las que los usuarios pueden acceder en cualquier momento.

Otras funciones complementarias de Zoom son:

  • Compatible con computadoras de escritorio (computadoras), dispositivos m√≥viles (computadoras port√°tiles, tel√©fonos inteligentes y tabletas) y navegadores (extensiones).
  • Hasta 1000 participantes en el mismo video y 10,000 espectadores simult√°neos.
  • Le permite compartir archivos a trav√©s de transmisiones, presentaciones de presentaciones y chats en vivo.
  • Tiene una versi√≥n gratuita con caracter√≠sticas b√°sicas. Las versiones pagas son: Profesional (R $ 14,99 / mes), Corporativo (R $ 19,99 / mes) y Comercial (R $ 19,99 al mes).

Join.me

El Join.me es una plataforma de videoconferencia que funciona directamente desde el navegador de internet. Su mecánica sucede a través de un enlace compartido: el usuario crea una reunión en línea, recibe un enlace y lo pasa a los demás participantes en la transmisión.

El programa también permite compartir la pantalla, lo que le permite ver presentaciones, editar archivos, recibir y enviar documentos en tiempo real. También hay un chat integrado para conversaciones simultáneas.

Otros aspectos destacados de Join.me son:

  • Compatible en computadoras de escritorio (computadoras) y m√≥viles (notebook, tel√©fonos inteligentes y tabletas por aplicaci√≥n dedicada).
  • No se requiere registro de usuario para usar por primera vez, siendo posible probar una versi√≥n Premium durante 15 d√≠as.
  • La versi√≥n gratuita solo tiene capacidades b√°sicas de transmisi√≥n de audio y video. Las versiones pagas son mucho m√°s robustas y tienen planes Lite (R $ 41 / mes), Pro (R $ 67 / mes) y Business (R $ 102 / mes).

GoToMeeting

El GoToMeeting es una plataforma de videoconferencia con todas las funciones, incluso en su versión más básica. Permite compartir pantallas, grabar transmisiones y también tiene herramientas para dibujar.

Las reuniones grupales de GoToMeeting en línea también funcionan compartiendo un enlace de transmisión. Este enlace, que no tiene fecha de vencimiento, puede ser accedido por hasta 25 personas al mismo tiempo.

Otras características que ofrece GoToMeeting son:

  • Compatible con computadoras de escritorio (computadoras) y dispositivos m√≥viles (computadoras port√°tiles, tabletas y tel√©fonos inteligentes por aplicaci√≥n)
  • Transcripci√≥n de audio y permite compartir archivos durante las sesiones.
  • Chat en l√≠nea integrado, cuaderno y pizarra virtual.
  • La versi√≥n gratuita tiene suficientes caracter√≠sticas. Si desea m√°s funciones, los planes pagos son: Profesional (US $ 14 / mes), Comercial (US $ 19 / mes) y Enterprise (tarifas personalizadas con descuentos).

Conclusión

Las videoconferencias rompen las barreras geográficas y hacen que las personas y las empresas se comuniquen desde cualquier parte del planeta. Usted, trabajando de forma remota, solo necesita una computadora, una conexión a Internet estable y algunos elementos básicos de alojamiento para crear sus transmisiones y participar en reuniones en línea.

El éxito alrededor!

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