Qué es un Briefing y cómo crear el tuyo en 6 pasos

Qué es un Briefing y cómo crear el tuyo en 6 pasos

El briefing es un documento que re√ļne un conjunto de datos o informaci√≥n recopilada para el mejor desarrollo de un trabajo o proyecto en particular. En general, el proceso de informaci√≥n generalmente implica identificar un problema en particular, estudiar ese problema y luego crear un documento para que los compa√Īeros de trabajo puedan ayudarlo a resolverlo.

Normalmente, este tipo de documento suele ofrecer una soluci√≥n al problema presentado. El briefing se utiliza ampliamente en √°reas como Dise√Īo, Relaciones P√ļblicas, Administraci√≥n y Publicidad. Comprender c√≥mo funciona este proceso es fundamental para presentar sus inquietudes o proyectos futuros de manera profesional.

Para qué sirve el Briefing

La función principal de la sesión informativa es tratar problemas o cuestiones específicas de una manera más formal o profesional. Con el uso de una sesión informativa, puede reducir el tiempo necesario para producir un proyecto, alinear los resultados con sus colegas o clientes y reducir tanto como sea posible la necesidad de rehacer su trabajo.

Por tanto, podemos decir que algunos de los beneficios de un briefing bien hecho son:

  • Proyectos ejecutados con agilidad: El uso de un documento de este tipo permite que la ejecuci√≥n del proyecto sea m√°s √°gil, ya que quien ejecutar√° el proyecto recibe un resumen y un cronograma de lo que se har√°.
  • Expectativas alineadas: la existencia de un recurso formal de comunicaci√≥n permite que todos est√©n en sinton√≠a, mejorando la comunicaci√≥n.
  • Evite el retrabajo: al alinear con sus colegas o clientes cu√°l es el resultado esperado, disminuye la posibilidad de tener que rehacer pasos o incluso todo el proyecto.
  • Planificaci√≥n: la sesi√≥n informativa reduce la posibilidad de que el trabajo pierda el enfoque o el ruido de comunicaci√≥n. Esto hace que sea m√°s f√°cil seguir el programa inicialmente planificado.
  • Inspiraci√≥n: al conocer mejor la situaci√≥n o el cliente que contrat√≥ el servicio, t√ļ y tu equipo tendr√©is m√°s fuentes de inspiraci√≥n para la creaci√≥n del proyecto.
  • Organizaci√≥n: al agrupar toda la informaci√≥n en un solo lugar, tiene los datos m√°s importantes a su alcance.

Sin embargo, para que el briefing alcance todos estos y más objetivos, debe hacerse de la forma ideal: con organización y que contenga toda la información necesaria. Por eso te explicaremos cómo hacer un modelo de briefing, para que puedas adaptarlo a tus proyectos y tener la misma organización en tu trabajo.

Cómo hacer una plantilla de informe

Bien, ahora conoces la importancia de un briefing y est√°s completamente convencido de que necesitas uno para tu pr√≥ximo proyecto. ¬ŅPero c√≥mo crearlo?

¬°No te preocupes, traemos un modelo b√°sico y general para que puedas crear tu briefing √ļnico y personalizado encima de √©l!

1. Recopilar información sobre la empresa o su cliente

Si está trabajando para un cliente o agencia específicos, recopile todos los datos que necesite sobre la historia de la empresa y su posición en los problemas en general.

Aquí también vale la pena estar atento a las políticas internas y externas que promueven, así como la dimensión que tiene la marca hoy y el potencial que presenta para el futuro.

Si tiene acceso a datos como la facturación y los recursos que la empresa tiene en la caja, también puede ser una buena adición, siempre que tenga sentido dentro del informe que está creando y el cliente con el que va a trabajar.

2. Promocionar reuniones o encuentros Instrucciones

Concierte citas o reuniones con sus colegas y / o clientes para decidir qué información es más importante incluir en el briefing y qué información se puede descartar.

Lo ideal es que sean reuniones breves y objetivas, pero que sirvan para orientar el proyecto y definir puntos clave de lo que se hará en las próximas semanas o meses.

El punto de objetividad es válido para el propio briefing, ya que muchos documentos del tipo acaban perdiéndose en un exceso de términos técnicos o prolijidad. Reemplácelos con palabras que son más comunes en el vocabulario popular y explique términos que no se puedan simplificar.

3. Conozca la competencia

Este consejo se aplica tanto a la competencia de su cliente como a la competencia del servicio que brinda. Despu√©s de todo, como dice Sun Tzu en El arte de la guerra, “Si conoces al enemigo y te conoces a ti mismo, no debes temer el resultado de cien batallas”.

Por supuesto, un producto de dise√Īo o una pieza publicitaria no es tan dram√°tico como una guerra, pero nunca est√° de m√°s aprender de los errores y √©xitos de la competencia.

Al evaluar la reacci√≥n del p√ļblico a lo que ha producido, tendr√° una preparaci√≥n mucho mejor para saber qu√© funciona y qu√© no en un mercado determinado. Si puede, haga una investigaci√≥n de mercado, busque en las redes sociales e incluso elabore un informe de lo que han estado haciendo sus oponentes.

4. Defina bien su p√ļblico objetivo

Es importante saber bien qui√©n es la persona para la que se piensa tu contenido. Tambi√©n es necesario conocer bien el p√ļblico objetivo de su campa√Īa o producto.

Al fin y al cabo, cambiar√°n los gustos, el aspecto est√©tico e incluso las caracter√≠sticas esenciales de lo que se est√° desarrollando. Esto depende de si se dirige a ni√Īos o ancianos, por ejemplo.

Los grupos, clases u otros segmentos específicos en los que se encuentra su audiencia también ayudan a orientar mejor su producto. Si es posible, investigue incluso los hábitos de compra de estas personas.

5. Definir estrategia, presupuesto y cronograma

Es importante que conozcas cuáles son los objetivos de ese proyecto y qué estrategias se tomarán para lograrlos. También sepa lo que quiere su cliente o el líder del equipo que pasó la tarea.

Ese deseo puede ser vender más productos, reelaborar el marca, reposicionar la marca en el mercado, entre muchas otras cosas. Lo importante es que todos estén en la misma página.

Tambi√©n es importante que el briefing determine el presupuesto de la acci√≥n, para que todos sepan lo antes posible cu√°nto se invertir√° en ese proyecto. Con esto, es posible tomar las decisiones financieras m√°s diversas de manera segura. Esto tambi√©n influir√° en las herramientas que se pueden utilizar e incluso en el n√ļmero de personas asignadas a la tarea.

Para mí, no olvides establecer plazos y crear un cronograma, planificando todo de la manera más eficiente posible. Con eso, ya puedes tener una visión muy completa del proyecto desde el principio, e incluso identificar posibles puntos de

6. Demarcar los materiales necesarios para la producción

Por √ļltimo, pero no menos importante, se recomienda colocar en el instrucciones los materiales que est√°n disponibles o que son necesarios para la producci√≥n del proyecto.

Esto puede incluir texto e im√°genes que servir√°n de base para crear la pieza. O incluso los programas inform√°ticos y las propias m√°quinas necesarios para llevar a cabo el proyecto. Aqu√≠ puede identificar lo que ya tiene para la creaci√≥n de su pieza y lo que a√ļn debe lograrse, e incluso dedicar tiempo a obtener materiales en su agenda.

Conclusión

Si has llegado hasta aqu√≠, ¬°felicitaciones! Ahora has aprendido qu√© instrucciones y c√≥mo crear su propio documento para proyectos de peque√Īa, mediana o gran escala. Tambi√©n hablamos de lo importante que es este documento para organizar y cumplir con sus metas a mediano plazo.

Con un briefing, garantizas que tus proyectos se ejecutar√°n con agilidad, alineas expectativas con clientes y compa√Īeros, evitas retrabajos y haces todo de una forma m√°s organizada. ¬°Nos vemos en el pr√≥ximo art√≠culo!

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