46 consejos para maximizar el uso del servicio

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Descubra algunas funciones “ocultas” de Gmail que pueden hacer la vida mucho más fácil

EL Gmail Completado 15 años. Durante este período logró consolidarse como una de las mejores plataformas de correo electrónico (tanto es así que prácticamente todo el mundo tiene una cuenta Gmail, o para usar como su dirección de correo electrónico principal, Androide, en el Google Drive, conectarse a otras aplicaciones, etc.) y ha acumulado varias funciones interesantes que ayudan al usuario a mejorar su experiencia personal y profesional. Por eso, enumeramos algunos de estos consejos para Gmail que están “ocultos” para que los explore y mejore su uso en la plataforma.

Un clic derecho

Simplemente haga clic derecho en un correo electrónico y hay varias alternativas para hacer con él (eliminar, responder, reenviar, mover, etc.).

Opciones de clic derecho.

Arrastra correos electrónicos para mover

Ha pasado algún tiempo desde la Gmail se le ocurrieron las pestañas estandarizadas “Principal”, “Social” y “Promociones” (donde los correos electrónicos que no deberían ir allí se aventuran de vez en cuando). Lo que necesita saber es que, para intercambiar un correo electrónico de categoría, simplemente arrástrelo allí. La ventaja es que Google le pregunta si debería hacer esto con futuros mensajes del mismo remitente.

Opciones para arrastrar correos electrónicos a otras pestañas.

Utilice la inteligencia artificial de Google para escribir sus correos electrónicos

Smart Compose se lanzó en 2018 y es básicamente “Smart Writing”, una herramienta que sugiere palabras o frases para escribir tu correo electrónico. Para activarlo, basta con ir a “Configuración”, “General” y marcar la opción “Activar sugerencias de escritura”.

Además, también puede habilitar Smart Response, ubicado en el mismo menú, un poco más abajo en la página. Habilite esta opción y guarde sus cambios. Ahora tendrá tres opciones de respuesta rápida para responder a sus correos electrónicos.

Habilitar el modo confidencial

Este correo electrónico explotará en 5 segundos …De acuerdo, no es exactamente así como funcionan las cosas en el mundo real. La verdad es que, con la modalidad confidencial de Gmail, puede establecer una fecha de vencimiento para el correo electrónico, establecer una contraseña para abrir o eliminar opciones para reenviar a terceros. Para que el destinatario reciba la contraseña por SMS, debe ingresar el número de teléfono de la persona.

Para activar esta función, haga clic en el símbolo del candado del reloj en la barra de texto y aparecerá una ventana.

En la ventana que se abre, configura la forma que más te convenga y sigue escribiendo tu correo electrónico.

Reciba solo notificaciones de alta prioridad

Nadie merece recibir una notificación en su teléfono celular sobre un correo electrónico cada vez que un amigo de Facebook publica una foto, ¿verdad? Gmail le permite filtrar notificaciones y recibir solo aquellas clasificadas como de “alta prioridad”.

Para editar, abra la aplicación Gmail, haga clic en configuración, elija la cuenta y busque “Notificaciones”. A continuación, puede definir para qué correos electrónicos recibirá una notificación.

Acceso sin conexión al correo electrónico

Todo el mundo conoce la dificultad de estar desconectado hoy en día, especialmente un trabajador obsesivo (también conocido como un ser humano que no abandona su trabajo y revisa su correo electrónico cada segundo). EL Gmail le permite acceder a una versión sin conexión con los correos electrónicos que se dejaron en el Cromo.

Para probar, vaya a “mail.google.com” cuando su computadora esté desconectada. Pero, antes de eso, debe activar la función haciendo clic en “Configuración” y luego en la pestaña “Sin conexión”. También puede definir la frecuencia con la que se produce la sincronización. Cabe mencionar que advierte que “Estas desconectado. Es posible que algunas funciones no estén disponibles.”Cuando estás sin internet.

Acceder a la configuración rápida de la bandeja de entrada

¿Gmail demasiado contaminado? Puede cambiar la vista a “estándar”, “regular” o “compacta”. Simplemente haga clic en el icono de configuración (engranaje) y luego aparecerá una ventana. Allí puede elegir el diseño que mejor se adapte a su uso.

Enviar correos electrónicos desde otra cuenta de Gmail

En el mundo moderno, todo el mundo suele tener más de una cuenta de correo electrónico (incluso si es para registrarse en sitios aleatorios). EL Gmail le permite agregar otras cuentas y tener la misma protección contra el spam y la clasificación. Para hacer esto, simplemente vaya a “Configuración”, la pestaña “Cuentas e importación” e “Importar mensajes y contactos”.

Guarde los archivos adjuntos directamente en Google Drive

Puede guardar archivos adjuntos directamente en Drive, sin tener que almacenarlos primero en su computadora (lo cual es particularmente útil en computadoras públicas). Simplemente coloque el cursor sobre el archivo adjunto y haga clic en el icono de Google Drive. Si se trata de más de un archivo adjunto, el icono también aparece en el lado derecho con la opción de descargar todo a Drive a la vez.

Utilice las funciones del panel lateral

En el panel lateral del Gmail puede tener acceso directo a la Agenda, Notas, Tareas e incluso instalar otros complementos. Esto es muy práctico cuando recibe un correo electrónico sobre una reunión, por ejemplo, y desea agregar rápidamente a la agenda sin tener que abrir otra pestaña.

Características del panel lateral

Traduce tus correos electrónicos

EL Gmail le permite traducir correos electrónicos, lo que puede simplificar enormemente la vida. Simplemente haga clic en el icono de traducción y, si es necesario, ajuste el idioma.

Opción de traducción de correo electrónico

Avance automático

El avance automático le permite pasar al siguiente mensaje cuando el mensaje actual se mueve a la papelera, se ignora o se archiva. Para activarlo, debe ir a “Configuración”, en la pestaña “Avanzado”, hacer clic en “activar” y luego guardar los cambios. Allí también puedes activar otras funciones, como atajos de teclado, respuestas automáticas, etc.

Habilitar la opción de avance automático

Etiquetar correos electrónicos

Poner etiquetas en todo puede ser una adicción cuando la organización te deja un poco agrietada. Sin embargo, una vez que comience a etiquetar sus correos electrónicos y cree el personalizado, es casi imposible prescindir. En el Gmail, además de poder agregar etiquetas, puede agregar etiquetas secundarias.

Para hacer esto, cree un marcador haciendo clic en el último icono del menú del lado izquierdo. Luego, haga clic con el botón directo en los tres puntos que aparecen a la derecha y haga clic en “agregar submarca”.

Cambiar la sincronización del correo electrónico en la aplicación

Si desea ahorrar espacio en su teléfono, simplemente cambie la sincronización de su correo electrónico. Para hacer esto, haga clic en configuración, elija la cuenta y busque “Uso de datos”. Luego, haga clic en “Días de correo electrónico para sincronizar”. En el caso de Android, el rango es de 1 a 999 días.

Configuración de la sincronización

Establecer un tiempo más largo para deshacer el envío de correos electrónicos

¿Sabes cuando acabas de enviar un correo electrónico y recuerdas que olvidaste escribir algo? EL Gmail le permite deshacer la carga. Debe ir a “Configuración”, pestaña “General” y cambiar la hora de “Cancelar envío”. El problema es que este tiempo solo puede ser de entre 5 y 30 segundos.

Personaliza tu Gmail

Puedes dejar el Gmail más divertido al personalizar la apariencia. Simplemente haga clic en el icono Configuración y luego en “Temas”. Así que elige el tuyo y ahorra. Tiene temas para todos los gustos.

Tabla de atajos

A veces, en el ajetreo de la vida cotidiana, queremos realizar una tarea en Gmail y simplemente no recordamos el acceso directo correspondiente o cómo se aplica una determinada función, pero hay un conjunto de teclas rápidas que nos permite acceder a una tabla de accesos directos completa escribiendo la combinación Mayús + (tecla más). Para activarlos, simplemente vaya al ícono de Configuración> Ver todas las configuraciones> Desplácese hacia abajo y active la opción “Atajos de teclado”. Guarde sus cambios en la parte inferior de la página.

Todas las teclas de método abreviado disponibles en Gmail

Usa varias cuentas

Si necesitas ser ágil y trabajar con infinidad de cuentas de correo, este es uno de esos consejos para gmail que son imprescindibles: usar varias cuentas. Para realizar esta funcionalidad en su computadora, simplemente haga clic en el ícono de su perfil y busque “Agregar otra cuenta”, inicie sesión y cuando quiera cambiar, elija el correo electrónico deseado y haga clic en él. En los teléfonos inteligentes, simplemente repita el proceso de acuerdo con las imágenes a continuación.

Gmailify: agregue correos electrónicos adicionales en la aplicación Gmail

Por mucho que el correo electrónico de Google sea un servicio excelente, muchas personas todavía tienen cuentas en plataformas como Outlook y Yahoo, y afortunadamente Gmail lo permite. En teléfonos celulares, solo sigue los pasos de la imagen anterior, selecciona la plataforma preferida y accede con tus datos. En computadoras de escritorio, vaya a Configuración> Cuentas e importaciones> Verifique el correo electrónico de otras cuentas> Haga clic en Agregar una cuenta de correo electrónico, ingrese sus datos y acepte los permisos.

Colocar cuentas de diferentes plataformas en el servicio

Acceda a su Gmail a través de Yahoo! Correo o Outlook

Ahora que hemos aprendido cómo poner Yahoo y Outlook “dentro” de Gmail, ¿qué tal si intentamos al revés? Puede utilizar estos servicios y seguir recibiendo correos electrónicos de la plataforma de Google. Para hacer esto, en Yahoo, vaya al ícono de Configuración> Más configuraciones> Buzones de correo> Agregar buzón de correo> Elija su proveedor de Google, inicie sesión y acepte los permisos.

En el caso de Outlook, vaya al ícono de Configuración (engranaje)> Ver todas las configuraciones> Correo electrónico> Sincronizar correo electrónico> Elija Google, registre sus datos y acepte los permisos restantes.

Compruebe qué aplicaciones tienen acceso a su Gmail

A veces, al descargar algunas aplicaciones de Play Store o simplemente iniciar sesión a través de Gmail para acceder a los servicios, algunas aplicaciones terminan teniendo acceso a su correo electrónico, por ejemplo, y aunque la gran mayoría no le traerá problemas, puede ser interesante saber cuáles son. Para hacer esto, vaya a la página de seguridad de su cuenta, busque “Aplicaciones de terceros con acceso a la cuenta”, haga clic en Administrar el acceso de terceros “. Seleccione las aplicaciones que desea desconectar y haga clic en “Eliminar acceso”.

Transferir mensajes entre cuentas en iPhone

A diferencia de la computadora o los teléfonos Android, Gmail para iPhone (iOS) le permite transferir mensajes entre diferentes cuentas en su dispositivo. Para hacer esto, presione el mensaje deseado y haga clic en “Mover”. Luego seleccione “Cuentas” y muévase a la que prefiera.

Bloquear remitentes no deseados

A veces recibimos esos correos electrónicos no deseados que no aportan nada a nuestra experiencia, pero siempre puedes tomar esa decisión de bloquear a un usuario en particular y no molestarte más. En las computadoras, simplemente seleccione un mensaje específico, haga clic en los tres puntos en la esquina superior derecha y bloquee al remitente.

En el celular el proceso es muy similar. Simplemente seleccione su mensaje, haga clic en los tres puntos junto al usuario y seleccione la opción de bloqueo.

Deshacer el envío de mensajes

Estoy seguro de que te olvidaste de adjuntar un archivo o no escribiste todo lo que querías y terminaste enviándolo por accidente. Sepa que existe una opción para deshacer el envío de mensajes, y de hecho, aparece cada vez que envía algo. Sin embargo, puede aumentar el tiempo para editar su mensaje yendo a Configuración> Desplácese hacia abajo hasta “Cancelar envío” y ajústelo todo el tiempo que crea necesario. Guarde sus cambios en la parte inferior de la página.

Arrastra los mensajes a las etiquetas y viceversa

A veces queremos archivar nuestros mensajes y categorías específicos y Gmail no siempre lo hace de la manera que nos gusta, por lo que puede seleccionar y mover una categoría arrastrándola al lado del título o retrocediendo en la lista de mensajes y arrastrándolos a la barra. de marcadores, realizando el proceso inverso.

Enviar y archivar

También podemos crear un atajo rápido para responder a nuestros mensajes y archivarlos al mismo tiempo. Para hacer esto, vaya a Configuración> General> Desplácese hacia abajo y busque “Enviar y archivar” y active la opción correspondiente. Guardar cambios.

Como resultado, al responder a un correo electrónico, la opción “Enviar + Archivo” (con un icono) aparece en el cuadro de texto.

Activar el panel de lectura

Uno de los grandes consejos para Gmail es la herramienta para activar un panel de lectura separado, muy similar a la interfaz inicial de Outlook. Para habilitarlo, simplemente vaya a Configuración> Bandeja de entrada> Busque “Panel de lectura” y actívelo. Guarde sus cambios en la parte inferior de la página.

Guarde sus cambios y la página se recargará, enseñándole cómo dividir las cosas.

Gmail ignora los puntos en la dirección de su cuenta

Es muy posible que no conozca esta información, pero los puntos son irrelevantes en las direcciones de Gmail. Por ejemplo, si usamos un correo electrónico ficticio [email protected] y envíale un mensaje a [email protected] no hará ninguna diferencia y el correo electrónico llegará normalmente. Además, también eres el propietario de todas las versiones de esa dirección con puntos

Incluya un “+” en su correo electrónico

Otro truco curioso de nuestro querido Gmail es muy parecido al de los puntos, pero reemplazado por el signo “+”. Usando el mismo ejemplo que antes, [email protected] podría ser [email protected] ni generaría cambios.

Utilice la búsqueda avanzada en Gmail

En determinadas situaciones necesitamos buscar algún correo electrónico perdido durante años y la búsqueda rápida puede no ser la opción más viable para encontrarlo. Para hacer esto, simplemente haga clic en la flecha que apunta hacia abajo a la derecha del cuadro de búsqueda.

Se abrirá una gama de opciones de búsqueda más avanzadas y podrá completarla de la manera que mejor se adapte a sus necesidades. En la búsqueda rápida aún puede escribir lo que está buscando seguido de los comandos “in: trash”, “in: spam”; “En: bandeja de entrada” (bandeja de entrada) para buscar, por ejemplo Showmetech en: bandeja de entrada, y los resultados serán solo aquellos que fueron a su bandeja de entrada.

Crear plantillas de mensajes

En algún momento has tenido que escribir el mismo mensaje varias veces a distintos destinatarios y siempre te has preguntado si existe una opción más automática para esta tarea. Por suerte existe y es muy fácil. Vaya a Configuración> Avanzado y active la opción en “Modelos”. Guardar cambios.

Comience a escribir su mensaje nuevamente y haga clic en los tres puntos junto al ícono de la papelera. Vaya a Plantillas> Guardar borrador como plantilla y Guardar como nueva plantilla. Dale un nombre al modelo y para usarlo solo sigue los pasos anteriores y selecciónalo en el segundo paso.

Desconecta tu cuenta de forma remota

Tan pronto como pueda desconectar su cuenta a través de la aplicación o la computadora, a veces puede ser interesante desconectar sus datos de todas las ubicaciones y verificar sus actividades. Para hacer esto, desplácese hasta el final de la página y haga clic en “detalles” en “Última actividad de la cuenta”.

Aparecerá una ventana con sus datos de actividad. Haga clic en el botón “Cerrar sesión en todas las demás sesiones web de Gmail” y listo.

¿Estás cansado de Gmail? Copia de seguridad de su cuenta

Por mucho que los servidores de Google sean muy confiables, hacer una copia de seguridad de sus mensajes puede ser una excelente opción para realizar un seguimiento de su información. Google Takeout le permite realizar esta función rápidamente. Al hacer clic en el enlace, aparecerá una nueva página y se le pedirá que elija qué datos desea respaldar. Haga clic en Siguiente paso para continuar.

En la ventana de exportación, configure la forma que desee, pero le recomendamos dejar la configuración de esa forma. Se le enviará un correo electrónico y podrá descargar sus datos.

Reenviar un mensaje como archivo adjunto

Si necesitas enviar un mensaje determinado, pero no quieres enviarlo a través de Gmail, debes saber que es posible descargarlo y enviarlo a través de otra plataforma, como Outlook o Yahoo. Para hacer esto, simplemente haga clic en los tres puntos en la esquina superior derecha y seleccione “Descargar el mensaje”.

Luego, simplemente inicie un nuevo mensaje en el servicio que desea, haga clic en el icono Adjunto y seleccione el archivo que se descargó.

Ignore y posponga las conversaciones

Es común recibir mensajes que no nos agregan nada, y es posible que desee cambiarlos o simplemente ignorar esos correos electrónicos. Para hacer esto, seleccione el mensaje en la pestaña inicial haciendo clic en el cuadro al lado. Busque los tres puntos que aparecerán y haga clic en “Ignorar”. Con eso, ya no aparecerá la lista completa de mensajes de ese tipo, a menos que la busques en la barra de búsqueda.

Usa estrellas para artículos importantes

Para crear un grado de importancia en sus mensajes, puede utilizar las estrellas como una especie de marcador. Simplemente vaya a Configuración> Desplácese hacia abajo hasta “Estrellas” y marque la opción “Todas las estrellas”. Si lo prefiere, puede hacer clic en la estrella deseada y arrastrarla al área “En uso”. Guardar cambios.

Para usarlos, simplemente haga clic en el ícono de estrella en la pestaña inicial del correo electrónico y haga clic repetidamente hasta que encuentre el símbolo de su elección.

Seleccionar todas las conversaciones

Para eliminar o realizar otras funciones que requieran una gran cantidad de mensajes, puedes seleccionar todos los correos a la vez haciendo clic en el cuadro de la esquina superior izquierda y aparecerá la opción “Seleccionar todo … conversaciones en Principal”. Haga clic en él y se seleccionarán todos los mensajes en la pestaña principal y ya puede cambiarlos de forma masiva. Recuerda que puedes hacerlo en la pestaña “Social”.

Crea un evento desde un correo electrónico

Puede crear un evento específico a partir de un correo electrónico abriéndolo y haciendo clic en los tres puntos en la parte superior. Luego, vaya a “Crear evento” y será redirigido a una pestaña de Google Calendar. Allí deberás configurar el evento según tus preferencias e incluso podrás programar una conferencia a través de Google Meet.

No olvide los archivos adjuntos en el correo electrónico

Gmail nos da la oportunidad de “revisar” nuestro mensaje si olvidamos incluir un archivo adjunto en el correo electrónico. Al escribir frases como “Adjunto”, aparecerá una ventana informándole que no hay archivos adjuntos en el borrador y que puede incluirlos antes de enviarlos.

Es importante tener en cuenta que no se permiten archivos de más de 25 MB, por lo que puede ser interesante adjuntar archivos a través de Google Drive haciendo clic en el icono correspondiente en el cuadro de texto.

Delegar el acceso a su Gmail

Aún puede delegar el acceso al correo electrónico a otra persona que lo controle, siempre que el usuario tenga una cuenta con la terminación “@ gmail.com” o sea un suscriptor de G-Suite. Para hacer esto, vaya a Configuración> Cuentas e importar> Busque la opción “Otorgar acceso a su cuenta” y haga clic en “Agregar otra cuenta”.

Después de eso, ingrese su correo electrónico en la ventana que aparece y confirme los permisos solicitados.

¿Te estás quedando sin espacio? Eliminar mensajes grandes

La plataforma de Google tiene un límite de espacio de hasta 15 GB y, por más que pueda expandirse con un pago, también puede eliminar los mensajes que sean demasiado grandes. Simplemente escriba “tamaño: xm” en la barra de búsqueda; x es la cantidad de megabytes en un archivo, así que busque el tamaño: 10 m, por ejemplo, para encontrar todos los mensajes que tengan un archivo adjunto de ese tamaño. Desde allí, puede eliminarlos o descargarlos. Pero, lo que es más importante, no lo comparta con Google Drive, ya que comparte su almacenamiento con Gmail.

Use Gmail en modo HTML para conexiones lentas

A veces estamos viajando y usamos esa Internet más débil, que ni siquiera puede contener páginas durante mucho tiempo, sin embargo, hay una interfaz que consume muchos menos datos en tu Gmail. Para activarlo, recargue su correo electrónico para que aparezca la pantalla de carga inicial, con la animación del logo. Tenga en cuenta que aparecerá la opción “Cargar HTML básico”. Haz click en eso.

Bien, ahora estás usando una vista previa para conexiones lentas. Si lo desea, puede mantener ese formato como predeterminado haciendo clic en la opción resaltada a continuación. También es importante tener en cuenta que si estas opciones no están disponibles, es probable que su navegador no admita la función.

Si faltan palabras, usa emojis

Los emojis siempre son un salvavidas cuando las palabras no son suficientes. Afortunadamente, el servicio de correo electrónico de Google nos permite utilizar estos rostros carismáticos en nuestro mensaje. Simplemente haga clic en el icono en el cuadro de texto para elegir los que prefiera.

Darse de baja rápidamente de los boletines

A veces nos suscribimos a sitios de compras o aplicaciones y recibimos una avalancha de correos electrónicos innecesarios. Afortunadamente, puede darse de baja de estos. boletines con rapidez. Simplemente haga clic en la opción “Cancelar suscripción”, justo debajo del título y al lado de la dirección de correo electrónico.

Filtrar mensajes similares

Si recibe muchos correos electrónicos y desea crear un filtro para encontrar mensajes similares, sepa que esto es posible. Haga clic en el cuadro junto al mensaje deseado y luego en los tres puntos cerca de la barra de búsqueda. Seleccione “Filtrar mensajes como este” y se mostrarán todos los mensajes similares.

También puede crear su propio filtro para organizar sus mensajes. Simplemente ingrese la dirección de correo electrónico o el nombre deseado y haga clic en la flecha. Aparecerá la opción de búsqueda avanzada y debes crear la opción “Crear filtro”.

Aparecerá una ventana de opciones y tendrás una amplia gama para filtrar ciertos mensajes de cualquier usuario de la forma que prefieras.

Programar mensajes

A veces necesitamos enviar un mensaje determinado y nos gustaría enviarlo a una hora o día específico, y afortunadamente Gmail tiene esta opción de programación. Para programar su correo electrónico, comience a escribir un nuevo mensaje y en el botón “Enviar”, haga clic en la flecha al lado. Aparecerá la opción “Programar envío”. Actívalo.

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